skip to main content

Teacher comments in school reports: What’s effective? Komentar guru dalam laporan sekolah: Apa yang efektif?

Long reads
Teacher comments in school reports: What’s effective?

In an earlier article on the recent history of school reports in Australia, we briefly touched on some of the parent discontent about the quality of information communicated in reports, including teacher comments.

Such discontent appeared to justify the Federal Government’s mandate in 2005 – as part of a federal funding package to the states – that schools must report in ‘plain language’.  Since that time, however, no clear body of research has emerged in Australia on the nature and quality of reports or report comments.

From our own continuing analysis of contemporary Australian school reports and our recent focus group work with stakeholders as part of our Communicating Student Learning Progress project, it is immediately noticeable that schools, teachers, students, parents and carers are grappling with the purpose – and even the place – of teacher comments in reports. This article serves to highlight some of the observations that we have made in our early analysis of teacher comments.

General comments

A category of comments prevalent in primary reports and sometimes included in secondary reports is ‘general comments’. In our data set we have identified general comments that appear to serve a number of different functions.

One function is simply the provision of praise or encouragement. Another is the provision of information about general learning dispositions and work habits. A third function relates to describing student learning related to general capabilities, including such areas as critical thinking, creativity, communication, collaboration, problem solving and research.

The new staffroom at Macgregor Primary School

General comments tend to have a positive orientation and might be anticipated to provide a parent or carer with an overall impression of their child’s approach to learning or behaviour. Given the focus on general capabilities in national and state curricula, it is interesting to note some comments about these.

Several parents and carers in focus groups that we have conducted indicated interest in this kind of information being included in reports, as they want to know whether or not their child is ‘switched on and ready for learning’. However, because some comments are written at such a high level of generality, and they sometimes include emotive-evaluative language, some parents (and students) consider them to be superfluous, too vague, or difficult to interpret meaningfully.

Learning achievement and progress comments

Of the comments that teachers prepare for student reports, the majority describe a student’s learning achievements and adopt an empirical style characterised by objective statements of facts and observed behaviours.

One category of comments in this style are statements of activities and learning tasks undertaken by the student in class.

The new staffroom at Macgregor Primary School

Comments such as these may be valuable to parents or carers who want an insight into the teaching of the curriculum and what their child’s learning in each subject has involved. However, for the parent-reader looking to understand how their child is progressing, such comments may seem insufficient and some questions may remain: Was this an exceptional feature of my child’s learning, or an expectation of all learners? How well did they perform these activities? Why are these activities being highlighted, specifically?

A similar empirical style is used by some teachers describing evidence not only of what a student ‘has done’, but what they have observed a student ‘can do’.

The new staffroom at Macgregor Primary School

When accompanied by an indicator of where the student is judged to be operating along a curriculum continuum, objective statements of what a student ‘can do’ may well be seen as evidence justifying the teacher’s judgment. Indeed, in many cases they appear to be taken directly from curriculum content descriptors.

However, without a thorough knowledge of the curriculum, it would be difficult for a parent to discern from comments like these what progress their child has or has not made, or where it places them in relation to level expectations. Similar questions to those above may emerge for the parent: How well can my child do this? Under what circumstances or contexts? Is this indicative of high-, medium- or low-level attainment? Can they – or should they be able to – do more than this?

In other comments, teachers sometimes adopt a more evaluative style. Although this introduces the risk that comments become mere subjective statements of opinion, evaluative comments function to signal how the student is performing against a standard (even if that standard is ‘only’ that of the teacher’s based on their experience and expertise) and relative to the class or cohort.

The new staffroom at Macgregor Primary School

Such comments – whilst evaluative – are not all entirely relative: some describe, in shorthand, levels of proficiency that have plausible objective identifiers. An ‘adept’ reader is likely to be reading more complex texts for their age. A ‘thoughtful consideration’ is likely to mean the student has provided a reflective analysis, possibly considering multiple points of view. That a child has written an ‘excellent’ essay may, by itself, be purely subjective and say little of what made it so. However, when supported by the supplementary details in the comments that follow, a picture quickly emerges. By contrast, perhaps, it may not be quite so clear what constitutes a ‘solid’ or ‘sound’ understanding of ICT programming and web design, or whether in the mind of the teacher terms like ‘solid’ and ‘sound’ mean ‘basic’ or ‘proficient’ or ‘extensive’.

Tied to all of these questions of how, and how well, teachers’ comments communicate information about a child’s learning is the level of detail or ‘grain size’ teachers adopt. Consider, for example, the following comments, which all come from one Year 8 student’s report, but which illustrate the variation in detail we found more generally.

The new staffroom at Macgregor Primary School

The first comment is so general it could apply to any learning area, and the final comment provides a particularly fine-grained level of detail focused on one aspect of the student’s mathematics learning.

A question of much interest is: What grain size provides the most meaningful information to parents and carers and to students in reports? Too large a grain size – at the ‘boulder’ level – risks the information being so general that it is difficult to interpret much about a student’s learning. Too fine a grain size – at the ‘grain of sand’ level – risks either information overload, or information exclusions, in relation to a student’s learning.

Deciding on the grain size for comments is not simplistic. The number of students one has to report on, the school’s policy on word or character limits in reports, and the capacity for assessment tasks to capture evidence at finer grain levels of detail may all play a part in determining the specificity of teacher comments.

Interestingly, given that an assumed purpose of school reports is to communicate a child’s learning progress, there were surprisingly few teacher comments we analysed that seemed intent on performing this function. Occasionally, and predominantly within primary school reports, teachers commented in general terms that a child is ‘progressing extremely well’ or ‘making great gains’. At other times, teachers suggested that some specified aspect of a child’s learning was ‘showing improvement’. However, no teacher comments we analysed detailed explicitly what a child could now do – or had mastered – that they had not been able to do at some previous point in time.

Improvement comments

Most of the school reports we analysed contained comments focused on how a student could improve. In a number of secondary reports, improvement-focused comments were the only comment provided by the teacher. In primary reports, improvement-focused comments were usually provided in addition to comments about learning within subjects and general comments.

One type of improvement comment we observed are those that indicate a student’s ‘next steps for learning’. Such comments highlight the specific skills or aspects of knowledge that a student needs to work on next to develop increasing proficiency in a learning area. Occasionally, these comments include advice and suggestions to the student for how they can consolidate this next level of learning.

The new staffroom at Macgregor Primary School

The specificity of these comments suggests to the reader that the teacher has a clear diagnostic sense of where the gaps are in a student’s learning or in their skill development, and thus what the student needs to do to advance. Improvement comments that provide next steps advice such as these, give a strong impression that the teacher is focused on the child’s learning growth. By contrast, consider the following improvement comments taken from a range of subject-area reports.

The new staffroom at Macgregor Primary School

Such suggestions constitute sound habits and general study advice, and may indeed be helpful for students at all stages in their learning. However, they lack the specificity of focus that suggest these are the next steps in the trajectory of the student’s learning within a discipline.

Which comments are most effective?

Our observations and analyses suggest that effective comments are the result of considered choices by teachers and schools. The kinds of considerations that appear important include identifying a clear purpose or function for comments, and writing comments at a level of detail (grain size) that provides meaningful information to achieve this purpose.

Focus group discussions we are currently undertaking with students, parents and teachers suggest that teacher comments are considered an important feature of student reports. The potential they have to communicate not simply the performance of students over a term or a semester, but how they have progressed in their learning, and what they need to work on to continue to demonstrate growth is widely recognised.

An elaborated discussion of the place of teacher comments in school reports will be presented together with other observations and findings in the final report of the Communicating Student Learning Progress project, scheduled to be released in June 2019.

As part of the Communicating Student Learning Progress project being undertaken by ACER’s Centre for Assessment Reform and Innovation (CARI), teachers are invited to complete the following 5 to 10 minute anonymous survey on student reporting practices in their school. Upon completion ACER will publish a report on communicating student learning progress that includes a mapping of possibilities and recommendations for practice. This survey aims to ensure that teacher-voice is strongly represented in this research. Click on the link to take the survey.

Dalam artikel sebelumnya mengenai sejarah termutakhir laporan sekolah di Australia, kami sepintas menyebut beberapa ketidakpuasan orangtua akan kualitas informasi yang terdapat dalam laporan sekolah, termasuk komentar guru.

Ketidakpuasan tersebut nampaknya membenarkan mandat dari Pemerintah Federal di tahun 2005 — sebagai bagian dari paket pendanaan federal kepada negara-negara bagian — bahwa sekolah-sekolah harus memberikan laporan dalam “bahasa yang sederhana”. Namun demikian, sejak saat itu, di Australia tidak ada riset jelas yang membahas tentang sifat dan kualitas laporan sekolah, atau mengenai komentar dalam laporan tersebut.

Analisis berkelanjutan kami mengenai laporan sekolah Australia masa kini dan hasil kerja focus group kami dengan stakeholders, sebagai bagian dari proyek Komunikasi Perkembangan Belajar Siswa kami, menunjukkan bahwa sekolah-sekolah, para guru, siswa, orangtua dan pengasuh, ternyata memiliki masalah dengan tujuan dari—dan bahkan penempatan—komentar guru pada laporan sekolah. Artikel ini akan menggarisbawahi beberapa hasil pengamatan yang telah kami buat dalam analisis awal kami mengenai komentar guru.

Komentar umum

Sebuah kategori komentar yang lazim ditemukan dalam laporan primer dan kadang-kadang disertakan dalam laporan sekunder, ialah “komentar umum”. Himpunan data kami telah mengidentifikasi komentar-komentar umum yang nampaknya memiliki bermacam fungsi berbeda.

Fungsi pertama ialah semata-mata sebagai ruang untuk memberikan pujian atau dukungan bagi siswa. Fungsi kedua ialah sebagai penyediaan informasi mengenai kecenderungan umum dalam pembelajaran serta kebiasan dalam cara kerja. Fungsi ketiga berkaitan dengan deskripsi kemampuan umum siswa, termasuk di dalamnya kemampuan berpikir kritis, kreativitas, komunikasi, kolaborasi, problem solving, dan riset.

Komentar umum cenderung memiliki orientasi yang positif dan mungkin diharapkan untuk dapat memberikan suatu kesan menyeluruh mengenai perilaku atau pendekatan anak mereka terhadap kegiatan belajar kepada orangtua dan pengasuh dengan. Dengan fakta bahwa kurikulum nasional dan negara bagian banyak memiliki fokus pada kemampuan umum, maka menarik untuk menilik beberapa komentar mengenainya.

Beberapa orangtua dan pengasuh dalam focus groups yang kami bentuk mengindikasikan pentingnya informasi semacam ini untuk diikutsertakan dalam laporan, karena mereka ingin tahu apakah anak mereka “bersemangat dan siap untuk belajar” atau tidak. Namun, karena beberapa komentar ditulis dengan kata-kata yang sangat umum, dan terkadang disertai bahasa yang emotif-evaluatif, beberapa orangtua (dan siswa) merasa bahwa komentar tersebut kurang “berbicara”, tidak jelas, atau sulit untuk dipahami dengan semestinya.

Komentar seputar perkembangan dan pencapaian belajar

Kebanyakan dari komentar guru di laporan-laporan siswa mendeskripsikan pencapaian belajar siswa dengan gaya empiris yang dicirikan oleh pernyataan-pernyataan objektif berdasarkan fakta serta hasil pengamatan akan perilaku siswa.

Salah satu kategori komentar yang bergaya demikian merupakan pernyataan seputar kegiatan dan tugas-tugas belajar yang dijalani siswa di kelas.

Komentar-komentar semacam ini mungkin dapat bermanfaat bagi orangtua dan pengasuh yang menginginkan wawasan mengenai pengajaran kurikulum dan apa saja yang telah anak mereka pelajari. Namun demikian, bagi para orangtua-pembaca yang ingin memahami seberapa jauh perkembangan anak mereka, komentar di atas mungkin tidak akan cukup, dan akan ada pertanyaan-pertanyaan yang tersisa: Apakah semua anak mampu meraih pencapaian yang sama ataukah anak saya mengungguli teman-temannya di sekolah? Seberapa baik mereka melakukan kegiatan-kegiatan ini? Mengapa khususnya kegiatan tersebut penting?

Gaya empiris yang serupa juga digunakan beberapa guru untuk tidak hanya mendeskripsikan bukti dari apa yang siswa “telah lakukan”, namun juga apa yang menurut guru “bisa siswa lakukan”.

Ketika didampingi oleh sebuah indikator di mana siswa dinilai bahwa mereka bekerja menurut kontinum kurikulum, pernyataan-pernyataan objektif mengenai apa yang seorang siswa “dapat lakukan” bisa dipandang sebagai bukti yang membenarkan pernyataan guru tersebut. Memang betul bahwa di banyak kasus, pernyataan objektif ini sepertinya diambil langsung dari deskriptor konten kurikulum.

Namun, tanpa pengetahuan yang menyeluruh mengenai kurikulum, orangtua akan kesulitan menarik kesimpulan dari komentar-komentar yang demikian tentang perkembangan anak mereka, atau bagaimana perkembangan anak tersebut menurut tingkatan ekspektasi. Pertanyaan-pertanyaan yang serupa dengan di atas juga mungkin terpikirkan oleh orangtua: Sebaik apa yang bisa dilakukan anak saya? Dalam situasi atau konteks yang bagaimana? Apakah ini indikasi tingkat pencapaian yang tinggi-, menengah-, atau rendah-? Bisakah mereka — atau apakah mereka seharusnya bisa — melakukan lebih?

Dalam komentar lain, terkadang guru mengadopsi sebuah gaya yang lebih evaluatif. Walaupun gaya ini berisiko bahwa komentarnya bisa terdengar seperti pernyataan subjektif sebuah opini, komentar evaluatif juga dapat berfungsi untuk memberi sinyal bagaimana siswa bekerja berdasarkan sebuah standar (bahkan meskipun standar tersebut “hanya” mengacu kepada pengalaman dan keahlian guru) dan dibandingkan dengan anak sekelas atau sekelompok.

Komentar-komentar yang demikian — meski evaluatif — tidaklah sepenuhnya relatif: beberapa mendeskripsikan, secara ringkas, tingkat kemampuan yang disertai petunjuk-petunjuk objektif yang masuk akal. Seorang pembaca yang “mahir” kemungkinan akan membaca teks-teks yang lebih kompleks untuk usia mereka. Sebuah “pertimbangan yang hati-hati” kemungkinan bermakna bahwa siswa tersebut telah menyediakan analisis yang reflektif, mungkin juga mempertimbangkan beberapa sudut pandang. Bahwa seorang anak telah menulis esai yang “sangat baik” bisa jadi sepenuhnya subjektif dan tidak terlalu menjelaskan apa yang membuat esai tersebut sangat baik. Namun, ketika didukung oleh rincian tambahan di komentar selanjutnya, gambaran yang jelas lalu muncul. Sebaliknya, mungkin, tidaklah begitu jelas apa makna pemahaman yang “solid” atau “mengesankan” mengenai ICT programming dan web design, atau apakah guru berpendapat bahwa istilah seperti “solid” dan “mengesankan” sesungguhnya bermaksa “dasar” atau “ahli” atau “luar biasa”.

Jika kita bertanya bagaimana dan sebaik apa komentar guru dapat mengomunikasikan informasi mengenai pembelajaran seorang anak, jawabannya tergantung level rincian yang diadopsi setiap guru. Pertimbangkan, sebagai contoh, komentar-komentar berikut ini, yang semuanya didapat dari laporan seorang siswa Tahun ke-8, namun variasi dalam rinciannya lebih terkesan umum.

Komentar pertama sifatnya begitu umum hingga kita bisa mengaplikasikannya ke dalam area pembelajaran manapun, dan komentar terakhir menyediakan tingkat rincian yang khusus, yang berfokus kepada satu aspek pembelajaran matematika siswa.

Pertanyaan yang menarik adalah: Rincian yang seperti apa yang bisa dimasukkan ke dalam laporan sehingga dapat menyediakan informasi bermanfaat bagi orangtua siswa? Jika rinciannya terlalu sedikit, informasi dalam laporan dapat berisiko menjadi terlalu umum sehingga akan sulit untuk memahami tentang pembelajaran siswa. Jika rinciannya terlalu banyak, dapat berisiko akan adanya kelebihan informasi, atau ada informasi yang tidak disertakan, terkait pembelajaran siswa tersebut.

Menentukan seberapa banyak rincian dalam komentar guru tidaklah sederhana. Hal ini dipengaruhi oleh banyaknya jumlah siswa yang harus dibuatkan laporan, ketentuan sekolah mengenai batasan jumlah kata atau huruf dalam setiap laporan, serta kapasitas tugas penilaian untuk dapat menyaring bukti-bukti yang bisa dimasukkan ke dalam rincian pada komentar guru.

Yang menarik, berhubung diasumsikan bahwa tujuan laporan sekolah adalah sebagai sarana komunikasi mengenai perkembangan belajar anak, mengejutkan betapa hanya sedikit komentar guru yang sudah kami analisis, yang tampaknya memang bertujuan untuk menjalankan fungsi tersebut. Sesekali, dan kebanyakan dalam laporan sekolah dasar, guru berkomentar bahwa seorang anak “berkembang dengan luar biasa baik” atau “mempelajari banyak sekali hal baru”. Di waktu lain, guru berpendapat bahwa beberapa aspek spesifik dalam pembelajaran seorang anak telah “menunjukkan peningkatan”. Namun demikian, kami tidak menemukan adanya komentar guru yang secara eksplisit merincikan apakah seorang anak kini dapat melakukan — atau telah dapat menguasai — sesuatu yang sebelumnya tidak dapat mereka lakukan.

Komentar mengenai peningkatan

Kebanyakan dari laporan sekolah yang kami analisis mengandung komentar-komentar yang berfokus kepada bagaimana seorang siswa dapat meningkatkan kemampuannya. Dalam beberapa laporan sekolah menengah, guru hanya menyediakan laporan yang berfokus pada peningkatan kemampuan siswa. Dalam laporan sekolah dasar, komentar mengenai peningkatan biasanya disediakan sebagai tambahan dari komentar mengenai subjek atau komentar yang sifatnya umum.

Salah satu jenis komentar mengenai peningkatan yang kami amati adalah yang mengindikasikan “langkah selanjutnya dalam pembelajaran”. Komentar yang demikian mengutamakan keterampilan-keterampilan yang spesifik atau aspek pengetahuan yang siswa butuhkan untuk melanjutkan ke jenjang selanjutnya dan mengembangkan kemampuan mereka dalam sebuah area pembelajaran. Terkadang komentar tersebut disertai saran dan pendapat bagi siswa mengenai bagaimana mereka dapat mengonsolidasi langkah pembelajaran selanjutnya.

Kekhususan komentar-komentar tersebut memberi kesan kepada pembaca bahwa guru memiliki kemampuan diagnosis yang jelas mengenai celah dalam pembelajaran siswa atau dalam perkembangan keterampilan mereka, dan dengan demikian pemahaman tentang apa yang siswa harus lakukan untuk menjadi lebih maju. Komentar mengenai peningkatan yang juga menyediakan langkah-langkah selanjutnya seperti yang dicontohkan di atas, dapat memberi kesan yang kuat bahwa guru fokus kepada pertumbuhan pembelajaran seorang anak. Sebaliknya, lihatlah contoh komentar di bawah ini, yang diambil dari laporan beberapa subyek.

Saran yang demikian merupakan saran mengenai kebiasaan yang baik serta cara belajar secara umum, dan mungkin memang dapat bermanfaat bagi siswa dalam semua tahap pembelajaran mereka. Namun, komentar-komentar tersebut kurang kekhususan dan fokus mengenai langkah-langkah selanjutnya dalam jangkauan pembelajaran siswa mengenai suatu disiplin ilmu.

Komentar seperti apa yang paling efektif?

Pengamatan dan analisis kami menunjukkan bahwa komentar merupakan hasil dari pilihan-pilihan yang dipertimbangkan oleh para guru dan sekolah. Jenis pertimbangan yang penting termasuk menentukan tujuan dan fungsi yang jelas dari komentar, serta mengemas komentar tersebut dengan tingkat rincian yang dapat menyediakan informasi yang bermakna demi tercapainya tujuan ini.

Diskusi focus group yang sedang kami jalankan bersama siswa, orangtua, dan guru menunjukkan bahwa komentar guru dianggap sebagai bagian yang penting dalam laporan mengenai siswa. Potensi laporan adalah untuk mengomunikasikan tidak hanya kinerja siswa selama satu periode atau satu semester, namun juga bagaimana mereka telah berkembang dalam proses pembelajaran mereka. Laporan dapat menunjukkan apa yang harus siswa usahakan untuk terus berkembang lebih jauh.

Diskusi yang terperinci mengenai penempatan komentar guru dalam laporan sekolah dipresentasikan bersamaan dengan hasil pengamatan dan penemuan lain dalam laporan akhir dari proyek Komunikasi Perkembangan Belajar Siswa, terbit di bulan Juni 2019.

Hilary Hollingsworth and Jonathan Heard note: ‘The kinds of considerations that appear important include identifying a clear purpose or function for comments, and writing comments at a level of detail (grain size) that provides meaningful information to achieve this purpose.’

With a colleague, consider examples of comments from your own report writing. What was the purpose of these comments? Who were they written for and what did you hope to achieve? Did you provide enough detail to make the comments meaningful?

Hilary Hollingsworth dan Jonathan Heard mencatat: “Jenis pertimbangan yang penting diantaranya adalah menentukan tujuan dan fungsi yang jelas dari komentar yang dibuat, serta membuat komentar tersebut dengan rincian yang cukup untuk dapat menyediakan informasi yang bermakna demi tercapainya tujuan penulisan komentar.”

Bersama seorang rekan, pertimbangkanlah komentar-komentar yang telah Anda tulis di laporan Anda. Apa sebenarnya tujuan dari komentar tersebut? Untuk siapa komentar tersebut ditulis dan apa yang ingin Anda capai melaluinya? Apakah Anda telah memberikan cukup rincian untuk memberi makna dalam komentar tersebut?

Skip to the top of the content.